Libranzas en la nómina y lo que el empleador debe revisar antes de descontar

Cada mes, miles de pequeñas empresas descuentan de la nómina cuotas de créditos que sus trabajadores tomaron con bancos, cooperativas o fondos. Para muchos empleadores es un trámite automático, de esta manera, llega la libranza, se registra en la nómina y se gira. Un reciente concepto de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), con radicado 26-191054, de junio de 2026, permite recordar que ese trámite tiene reglas que debe cumplir el pagador del descuento, esto es, la empresa empleadora. Al respecto, la SIC, reiteró tres reglas que cualquier pagador debe tener claras.

1. Sin autorización expresa no hay descuento

La ley 1527 de 2012, modificada por la ley 1902 de 2018, exige que el trabajador o pensionado otorgue una autorización expresa, escrita e irrevocable para que su empleador o entidad pagadora descuente la cuota y la gire a la entidad operadora. Esa firma es el elemento que hace existir la libranza, pues, sin ella, el empleador no tiene soporte para afectar el salario.

Para la pyme, la consecuencia práctica es muy simple: no se puede aplicar ninguna libranza sin tener en el archivo la autorización firmada y el acuerdo con la entidad operadora.

Adicionalmente, se debe tener presente que la empresa no puede negarse sin justificación a suscribir ese acuerdo, ni cobrar comisión o cuota de administración por hacer el descuento, pues la ley sanciona ese cobro con una multa equivalente al doble de lo descontado.

2. El trabajador debe conservar al menos el 50 % de su ingreso neto

El numeral 5 del artículo 3 de la ley 1527 de 2012 condiciona la libranza a que el trabajador o pensionado reciba como mínimo el 50 % del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley, considerando los aportes a salud y pensión, y, cuando aplique, retención en la fuente y fondo de solidaridad pensional.

Un ejemplo ilustrativos, es un trabajador con salario de $3.000.000 que tiene descuentos de ley por $240.000, derivados del 4 % a salud y 4 % a pensión. Su neto sería de $2.760.000, de modo que, después de las libranzas, debería recibir por lo menos $1.380.000.

Este control le corresponde a quien liquida la nómina, esto es, al empleador. Si llega una nueva libranza que rompe ese tope, lo prudente es no aplicarla y comunicarlo por escrito a la entidad operadora. No es posible aceptar una nueva libranza que afecte el tope mínimo del 50%, simplemente, porque el trabajador la firmó, debido a que se expone la empresa a reclamaciones por afectación del mínimo vital.

3. Transparencia en las condiciones del crédito

La SIC también recordó que quien presta debe informar de forma clara, completa y por escrito el monto financiado, la tasa de interés efectiva anual, el número y valor de las cuotas, la periodicidad de pago y cualquier cargo adicional, de tal forma, que la tasa no puede superar el máximo legal, además, que el número de cuotas debe pactarse de común acuerdo, siempre permitiendo que el deudor pueda hacer abonos anticipados sin sanción.

Estas obligaciones son del operador de libranza, más no del empleador.

Así las cosas, a continuación, revisemos la lista de chequeo para que el empleador atienda un requerimiento de descuento por libranza:

i)         Exija y archive la autorización firmada de cada libranza y el acuerdo con la entidad operadora.

ii)       Verifique que el operador esté inscrito en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza (RUNEOL).

iii)     Calcule, antes de aplicar cada nueva libranza, que el trabajador conserve al menos el 50 % de su neto.

iv)      No cobre comisiones ni gastos por practicar o girar el descuento.

v)       Gire puntualmente lo descontado, evitando retener sin girar, pues puede generarle responsabilidad para la empresa.

vi)      Al terminar el contrato, informe al operador y no descuente de la liquidación final sin soporte claro y autorización expresa.

vii)    Documente por escrito cualquier libranza que rechace por falta de capacidad de descuento.

La libranza es una herramienta útil para que los trabajadores accedan al crédito en mejores condiciones, pero el empleador no es un simple intermediario, más bien resulta siendo el último filtro antes de que el dinero salga del bolsillo del trabajador. Revisar la autorización y respetar el tope del 50 % es una tarea de minutos que puede evitarle a la empresa reclamaciones, sanciones y conflictos laborales innecesarios.