El conocimiento que se va por la puerta: cómo poner a trabajar los documentos de su empresa

Cada semana su equipo pierde horas buscando lo que ya existe. Y cuando una persona clave renuncia, mucho de lo que sabía se va con ella.

Un trabajador pierde en promedio 5,3 horas a la semana esperando información de un compañero o rehaciendo algo que ya estaba hecho, según un estudio de Panopto y YouGov. El mismo estudio encontró que el 42 % del conocimiento de una organización lo tiene una sola persona. Si esa persona sale de vacaciones o renuncia, el equipo empieza de cero.

En una pyme el problema se nota más: hay menos personas y cada una sabe cosas que nadie más sabe. El procedimiento para una devolución, la tarifa especial de un cliente o la forma de liquidar una comisión viven en la cabeza de alguien o en un correo de hace dos años.

Un archivador que responde preguntas. Gemini Notebook (antes NotebookLM) es la herramienta de Google que trabaja solo con los documentos que usted le carga: PDF, documentos y presentaciones de Google, páginas web, videos de YouTube y audios. Usted le pregunta «¿cuál es el procedimiento para una devolución?» y le responde con base en su manual, citando de dónde salió cada dato. También convierte esos documentos en guías, resúmenes en audio, mapas mentales y presentaciones.

Tres usos que una pyme puede empezar esta semana:

1. Inducción: la persona nueva le pregunta al cuaderno con los manuales, en vez de interrumpir al jefe cada hora.

2. Servicio al cliente: el equipo responde según las políticas escritas, y no según lo que recuerda cada uno.

3. Ventas: el vendedor consulta el catálogo y las tarifas vigentes en segundos.

Dos cuidados antes de empezar. Primero, defina qué documentos se pueden cargar y cuáles no: en las cuentas empresariales de Google Workspace, los documentos no se usan para entrenar la IA, y esa garantía es de las cuentas empresariales; si usa una cuenta personal, revise primero sus condiciones. Segundo, Gemini Notebook también puede equivocarse: por eso cada respuesta trae su cita, y hay que revisarla.

El primer paso no es tecnológico. Para que la IA trabaje con el conocimiento de su empresa, ese conocimiento tiene que estar escrito. Elija un proceso, reúna sus documentos en un solo lugar y pregunte quién más, además de una persona, sabe hacerlo.