Convocatoria y plazos clave para las sociedades
La Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios es un evento fundamental en la gestión de una empresa, ya que en ella se toman decisiones clave sobre la administración, distribución de utilidades y otros asuntos relevantes. En Colombia, la legislación mercantil establece plazos estrictos para su realización, los cuales las sociedades deben cumplir para evitar sanciones y problemas administrativos.
Plazos para la convocatoria y realización de la Asamblea
De acuerdo con el Código de Comercio, las sociedades deben convocar con antelación suficiente a sus accionistas para garantizar su participación y el ejercicio del derecho de inspección:
- Sociedades Anónimas (S.A.): La convocatoria debe realizarse con al menos 15 días hábiles de anticipación.
- Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.): El plazo mínimo de convocatoria es de 5 días hábiles, salvo que los estatutos establezcan otro periodo.
- Fecha límite general: En la mayoría de los casos, la Asamblea General debe realizarse antes del 31 de marzo de cada año, dado que muchas sociedades cierran su ejercicio fiscal el 31 de diciembre.
Importancia de la Asamblea General de Accionistas
Durante la reunión ordinaria, los accionistas y socios abordan temas fundamentales para la empresa, entre ellos:
- Aprobación de estados financieros.
- Nombramiento o ratificación de administradores.
- Distribución de utilidades.
- Evaluación de la situación financiera y operativa de la empresa.
El abogado Daniel Duque, asociado de Godoy Córdoba, señala que “esta uniformidad en los plazos busca facilitar la operación de las compañías, el pago de impuestos y el reporte de información”.
Retos y alternativas ante el incumplimiento de plazos
A pesar de la regulación, muchas empresas enfrentan dificultades para presentar los estados financieros a tiempo, lo que puede derivar en dos consecuencias principales:
- Incumplimiento de los deberes legales de los administradores, según lo establecido en la Ley 222 de 1995.
- Reunión por derecho propio de los accionistas, conforme al artículo 422 del Código de Comercio.
Para subsanar la situación, las empresas pueden recurrir a:
- Reunión universal: Donde todos los accionistas acuerden deliberar sin necesidad de convocatoria previa.
- Reunión extraordinaria: Incluyendo en el orden del día los temas de la asamblea ordinaria.
Medidas para evitar incumplimientos
Los expertos sugieren que las sociedades consideren modificar sus estatutos para ampliar el plazo en que debe realizarse la Asamblea General, ajustándolo a las necesidades internas de la empresa. Sin embargo, cualquier cambio debe ser coherente con la legislación vigente para evitar inconsistencias normativas.
El cumplimiento de los plazos y la organización eficiente de la Asamblea General no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también fortalece la gobernanza corporativa y la transparencia empresarial.
