Un panorama de rápida adopción con riesgos crecientes
En 2025, miles de colombianos firmaron contratos, créditos y autorizaciones desde su computador o celular, confiando en que la digitalización garantizaba validez y respaldo legal. Sin embargo, la expansión acelerada de la firma electrónica dejó al descubierto una brecha crítica: agilidad no siempre significa seguridad jurídica.
Según cifras recientes:
- Más de 20.000 compañías realizaron contratos y autorizaciones digitales.
- Una de cada seis empresas ya aplica la firma electrónica en su operación.
- Los sistemas de autenticación crecieron 21 % en el último año.
A pesar de estos avances, el 25 % de las compañías la utiliza de manera incorrecta, exponiendo sus trámites a fraudes y problemas legales.
Brechas culturales y tecnológicas
El estudio de AUCO, firma especializada en detección de fraude y verificación de identidad, revela que:
- El 45 % de las organizaciones reconoce que la resistencia cultural frena la adopción adecuada.
- El 35 % admite falencias en habilidades tecnológicas.
La conclusión es clara: digitalizar no basta, se requiere un entendimiento profundo de los procesos y controles de validación.
Documentos más gestionados con firma electrónica
La firma digital ya se integra a la vida cotidiana en Colombia. Los trámites más frecuentes son:
- Contratos laborales y comerciales (30 %).
- Pagarés y cartas de instrucciones para créditos (22 %).
- Acuerdos de arrendamiento (15 %).
- Poderes y autorizaciones (10 %).
- Consentimientos informados en salud (8 %).
- Matrículas y documentos académicos (11 %).
- Aceptación de seguros (4 %).
Sectores con mayor adopción
Durante 2025, los sectores que más avanzaron en la implementación de firma electrónica fueron:
- Financiero de menor tamaño (28 %).
- Inmobiliario (22 %).
- Constructor (18 %).
- Telecomunicaciones (12 %).
- Entidades públicas (10 %).
- Grandes corporaciones (10 %), aún con resistencia cultural.
Cinco errores comunes en trámites digitales
- Suplantación de firmas: alguien más firma por la persona autorizada.
- Textos pensados para papel: documentos que aún hablan de “copias originales”.
- Fallas en la confirmación de identidad: códigos enviados a correos o números incorrectos.
- Ausencia de trazabilidad: sin registro de cuándo, cómo y desde dónde se firmó.
- Delegar la responsabilidad: falta de revisión por parte de usuarios, empresas y plataformas.
Lo que viene en 2026: trazabilidad como estándar
El estudio anticipa que ya no bastará con digitalizar trámites: será necesario demostrar cómo se validó cada uno. Las empresas deberán exigir:
- Controles de identidad robustos.
- Confirmación por dos canales.
- Trazabilidad completa del proceso.
“Confirmar la identidad con foto del rostro, validar el documento y contar con un segundo canal de confirmación son pasos mínimos para reducir riesgos”, recomienda Montoya, especialista en verificación digital.
Digitalizar con seguridad
La firma electrónica avanza en Colombia como herramienta clave para la eficiencia empresarial, pero su uso incorrecto puede debilitar la confianza y generar riesgos legales. El reto para 2026 será combinar agilidad con seguridad, garantizando que cada trámite digital tenga respaldo jurídico y trazabilidad completa.
