Por: Mauricio Diagama Durán
En el mundo, las micro, pequeñas y medianas empresas, más conocidas como Pymes, son muy relevantes en la estructura de la economía, por su peso específico en la generación de empleo, la producción de bienes y servicios y en general en la satisfacción de las necesidades de la población.
Naturalmente, hay grandes diferencias entre las PYMES europeas, norteamericanas, asiáticas, africanas y latinoamericanas, y mucho más si se comparan con nuestro país. Pero en general, en el mundo se las considera como tales al definir que el número de empleados, el valor de su capital, ventas o ganancias, o el tamaño y disponibilidad de su tecnología e infraestructura, son mucho menores que las grandes empresas.
En nuestro caso, existe la Ley 590 del 2000, que las define como toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades
empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana que cumpla con algunos requisitos. Para ello el artículo 2° del decreto 957 del 2019 define su tamaño al utilizar uno o varios de los siguientes criterios: número de trabajadores totales, valor de ventas brutas anuales (importante para los beneficios que ofrece el Gobierno) y valor de activos totales.
De otro lado, distintos estudios muestran que en Colombia hay un poco más de 5 millones de empresas, de las cuales el 97% son micros, el 1.7% son pequeñas, y el 0,4% son medianas, lo que significa que, en el país, hay más de 4 millones de PYMES, que generan el 35% del empleo – más o menos 7.8 millones – el 90% de la productividad y el 80% del PIB nacional.
Así que su peso e importancia en la realidad nacional no se discute, y precisamente por esa misma razón, en esta segunda década del siglo XXI, es necesario hacer visibles los retos, amenazas y peligros del entorno y de la propia realidad interna de las empresas,
En este caso, los retos nuevos, derivados, por ejemplo, de las amenazas externas o de las oportunidades que surgen de la amplitud y profundización del desarrollo tecnológico aplicado a los distintos campos de la vida humana, de las empresas y de los negocios, ya que su impacto en los aspectos operativos y administrativos además de los asuntos gerenciales de las PYMES, es directo y profundo
Un tema que produce cambios al convertir muchos mercados en virtuales, productos globales, con menos presencialidad en los negocios y su desarrollo, la inteligencia artificial, que transforma los trabajos, o la robótica cada vez más avanzada que por ahora reemplaza miles de puestos de trabajo manuales.
Y ese solo hecho, sumado a muchos más, supone retos, que exigen acciones y decisiones gerenciales adecuadas, novedosas y audaces, pero que también que estén enmarcadas en el cumplimiento de las normas y los requisitos que fija el estado colombiano para las empresas.
Hoy, nos interesan en concreto, los asuntos vinculados con la información de las personas que administran las PYMES y sobre todo con su protección, para lo cual existe una normatividad robusta en Colombia.
El reto consiste en que cada organización administre bien la información de las personas que se relacionan de alguna forma con ella y además cumplir con la ley, lo cual supone pensar y actuar sobre los procesos de obtención, acceso, registro, organización, estructuración, adaptación, indexación, modificación, extracción, consulta, almacenamiento, conservación, elaboración, transferencia, difusión, posesión, aprovechamiento y eliminación de los datos de las personas vinculados con la empresa.
Un reto que exige además dejar de pensar sólo en los clientes, para incluir a los empleados, directivos, proveedores, asesores, familiares y todo tipo de personas, sobre las cuales se pueda generar, procesar, almacenar y usar su información individual.
Y que además supone repensar la posesión, obtención y uso de las bases de datos de personas en la empresa, pues con ellas se pueden tomar decisiones de mercado, operativas, legales o financieras, ajenas a la ley y a su buena administración. E incluso porque la tecnología con sus medios electrónicos actuales invita, facilita e impulsa un tratamiento, sin muchos cuestionamientos éticos o legales en su uso.
Así que es necesario que la gerencia de cada PYME colombiana establezca un sistema interno de tratamiento de los datos de las personas Un sistema integral que relacione los campos de lo humano, lo jurídico, lo estatal, lo gerencial, lo administrativo, lo informático y de control, y cuyo propósito sea el de proteger a las personas y su información, es decir sus datos personales, en los términos que muestra el siguiente gráfico:
Un sistema que no se dedique sólo a cumplir formalmente con la ley, sino que asegure que la gerencia fije normas internas, destine recursos, apruebe un presupuesto, señale unos responsables y defina una estructura de responsabilidades y funciones, procesos, sanciones y estímulos interna para la protección de los datos personales. Porque el papel de la gerencia será garantizar que el sistema sea ético, efectivo, legal y real y que haga parte de la vida diaria de la organización.
