La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia ha dado un paso significativo hacia la modernización administrativa al emitir la Resolución 000008, que establece la obligatoriedad de convertir ciertos documentos en Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE) con Sistema POS. Esta medida entrará en vigor a partir del 1 de agosto de 2024, y su impacto será profundo tanto en la gestión tributaria como en la transparencia de las transacciones comerciales en el país.

Contexto importante: La nueva Resolución de la DIAN

La Resolución 000008, publicada el 31 de enero de 2024, tiene como objetivo fortalecer la eficiencia y la transparencia en las interacciones comerciales. Según Sovos Saphety Colombia, esta transformación es vital para las empresas, las PYMES y los ciudadanos colombianos, ya que afecta diversos tipos de documentos que deberán ser emitidos electrónicamente.

Las siguientes categorías de documentos están incluidas en esta normativa:

• Facturas de servicios públicos domiciliarios: las empresas que ofrecen servicios de agua, energía y gas deberán emitir facturas electrónicas. Este cambio no solo moderniza la forma de emitir y gestionar las facturas, sino que también asegura su validez fiscal y facilita la consulta por parte de los consumidores.

• Tiquetes de transporte de pasajeros: las compañías de transporte terrestre y aéreo deberán pasar a un sistema de tiquetes electrónicos, que serán generados y validados en tiempo real, simplificando el proceso y mejorando la experiencia del usuario.

• Extractos bancarios: las entidades financieras estarán obligadas a generar y transmitir extractos bancarios en formato electrónico. Estos documentos deberán enviarse de manera segura, permitiendo a los usuarios un mejor control de sus finanzas.

Impacto de la normativa: opinión de expertos

Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia, afirma: «A pesar de que la transformación requiere una inversión inicial en tecnología y capacitación, ofrecerá beneficios a largo plazo, como mayor trazabilidad e integridad en las transacciones. Las multas por incumplimiento podrían perjudicar tanto la operación como la reputación de las empresas.»

La digitalización de documentos no solo se traduce en un requerimiento normativo, sino también en una serie de ventajas operativas:

1. Mayor transparencia y seguridad

La digitalización garantiza la integridad y la trazabilidad de las transacciones, reduciendo riesgos de fraude y errores. Esto es fundamental para mantener la confianza del consumidor y cumplir con las regulaciones fiscales.

2. Eficiencia administrativa

La gestión de documentos de manera electrónica simplifica procesos, disminuye el uso de papel y mejora la organización interna, liberando recursos que pueden enfocarse en estrategias de crecimiento.

3. Reducción de costos operativos

Aunque se requiere una inversión inicial, a largo plazo se conseguirán ahorros significativos en el manejo y almacenamiento de documentos físicos.

4. Cumplimiento normativo

La adaptación a estas nuevas exigencias permite evitar multas, proteger la estabilidad financiera de las empresas y acceder a incentivos fiscales.

«Estos cambios representan una oportunidad para que las empresas se adapten y aprovechen las ventajas de la digitalización. En Sovos Saphety Colombia, estamos comprometidos a apoyar a las PYMES en esta transición hacia un futuro más eficiente y sostenible», concluye Silva.

El éxito de la implementación de DEE también depende de la forma en que se envían los documentos. A continuación, se destacan algunas recomendaciones:

• Adjunta correctamente: asegúrate de que los archivos sean los correctos, estén en el formato adecuado y libres de malware. Se recomienda usar formatos estándar como PDF.
• Asunto informativo: indica claramente en el asunto del correo que se adjuntan documentos importantes. Por ejemplo, “Factura electrónica adjunta para su revisión”.
• Explicación contextual: proporciona una breve descripción del contenido de los documentos, explicando su relevancia para el destinatario.
• Firma profesional: incluye siempre una firma con tu nombre completo, cargo y datos de contacto. Esto no solo brinda credibilidad, sino que facilita futuras comunicaciones.

Apoyo a las pymes en la transformación

«Sabemos que la transición hacia la digitalización puede ser desafiante, por lo que ofrecemos soporte técnico continuo y programas de capacitación personalizados que garantizan que las empresas estén equipadas para cumplir con las nuevas normativas. Nuestro objetivo es asegurar una implementación fluida y exitosa en Colombia», finaliza Silva.

La implementación de Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE) no solo transforma la forma en que las empresas manejan su documentación, sino que también allana el camino hacia un futuro más transparente y eficiente en el ámbito empresarial colombiano. Adaptarse a estos cambios es crucial para mantenerse competitivo en un mercado cada vez más digitalizado.